PROJECTEXELLENTIE MET EEN PROJECT MANAGEMENT OFFICE (PMO)
Uniform administreren, plannen en rapporteren zonder handmatig werk. De projecten goed doen met Prinzi!
Wat is Project Management Office (PMO)?
Een Project Management Office (PMO) draagt binnen organisaties bij aan het succesvoller uitvoeren van projecten. Er zijn in grote lijnen 2 soorten projectmanagement office:
- Centraal PMO
- Decentraal PMO
Een projectmanagement office biedt ondersteuning aan projecten, programma’s of de gehele portfolio. Het ondersteunt verschillende soorten processen die onderdeel zijn van het beheersen van projecten. Daarnaast komt het voor dat het PMO een rol heeft in kwaliteitsborgingsmaatregelen, aansturing van leveranciers, communicatie en benefit management.
Centraal Project Management Office
Een centraal PMO helpt uw organisatie bij het (verder) professionaliseren van de uitvoering van projecten, waardoor de slagingskans toeneemt en de kosten dalen. De rechtvaardiging voor het opzetten en inrichten van een centraal PMO is te vinden in de vraag die uw organisatie zichzelf kan stellen rond projectmatig werken ‘hoe doe je de projecten goed’?
Voor een centraal PMO zijn er verschillende modellen te onderkennen:
- Kenniscentrum model
In dit model worden standaards, methodes, technieken en best practices vastgelegd en ter beschikking gesteld aan de organisatie. - Coaching- en sturingsmodel
In dit model levert het PMO expertise op het gebied van projectmanagement en heeft het overzicht over alle projecten. Het PMO faciliteert hoger management / directie in het aanleveren van sturingsgegevens. - Interne consultancymodel
In dit model levert het PMO de projectmanagers voor de projecten.
- PMO Processen
- Dossiervorming
- Overlegstructuren, secretariaat en actielijsten
- Standaards en sjablonen
- Planning
- Management informatie
- Rapportage
- Highlights, risico’s en issues
- Configuratie beheer
Decentraal Project Management Office
Een decentraal PMO biedt ondersteuning aan een specifiek project of programma. Het PMO zorgt er in dit geval voor dat ‘de basis' op orde is, oftewel de project ‘hygiëne’ geregeld is. Afhankelijk van de positionering wordt het decentrale PMO vaak een 'Project Office' of 'Programma Office' genoemd.
Door de basis van projecten op orde te hebben helpt Prinzi organisaties om doelstellingen te behalen!
De administratie bestaat uit logboeken, fasering, budgetbeheer en tijdbeheer.
In de planning worden activiteiten gepland en de onderlinge afhankelijkheden bepaald.
Met een klik worden rapportages gegenereerd waarmee betrokkenen op de hoogte blijven.
Het inrichten van een Project Management Office (PMO)
De inrichting van een Project Management Office (PMO) verschilt per organisatie. Het is belangrijk om de inrichting te kopellen aan organisatiedoelstellingen. De volgende stappen kunnen gebruikt worden om het PMO in te richten.
Doelstellingen en scope
Bepaal de specifieke doelstellingen van het PMO, zoals het verbeteren van projectprestaties, het standaardiseren van processen, het versterken van de samenwerking of het bieden van ondersteuning aan projectmanagers.
Definieer ook de scope van het PMO, inclusief de projecten die het zal ondersteunen en de gewenste diensten en functionaliteiten.
Team samenstellen
Identificeer gekwalificeerde professionals met ervaring in projectmanagement en PMO-functies. Wijs duidelijke rollen en verantwoordelijkheden toe aan het PMO-team, zoals PMO-manager, projectcoördinatoren, rapportagespecialisten en procesanalisten.
Standaarden en processen
Definieer de processen en standaarden die het PMO zal hanteren, zoals projectselectie, projectplanning, risicobeheer, rapportage en documentatie.
Zorg ervoor dat deze processen en standaarden in lijn zijn met de organisatorische doelen en best practices in projectmanagement.
Tools en systemen
Selecteer en implementeer geschikte tools en systemen die het PMO ondersteunen bij het beheer en de rapportage van projecten. Dit kan projectmanagementsoftware, documentbeheersystemen of andere relevante tools omvatten.
Betrokkenheid en communicatie
Communiceer duidelijk over het PMO en de voordelen ervan voor de organisatie. Zorg ervoor dat belanghebbenden, waaronder het hoger management, projectmanagers en teamleden, betrokken zijn en de toegevoegde waarde begrijpen.
Faciliteer regelmatige communicatiekanalen om informatie te delen, feedback te ontvangen en eventuele uitdagingen aan te pakken.
Monitor, evalueer en evolueer
Houd regelmatig evaluatiesessies om de prestaties te analyseren, lessen te trekken en continue verbeteringen aan te brengen.
Zorg ervoor dat het PMO flexibel is en kan worden aangepast aan veranderende behoeften en nieuwe projecten. Leer van ervaringen, pas processen en standaarden aan indien nodig, en blijf streven naar verbetering en groei.
FAQ
Veel gestelde vragen
Neem contact met ons op als jouw vraag er niet tussen staat!
Wat zijn de voordelen van een Project Management Office?
Het Project Management Office (PMO) zorgt er voor dat projecten beter worden uitgevoerd. Projectmanagement komt hiermee op een hoger volwassenheidsniveau. Hierdoor worden projecten beter beheerst.
Door beter inzicht in projecten kunnen er betere besluiten worden genomen. Projecten worden vaak gebruikt om strategische doelstellingen te behalen. Deze projecten goed kunnen sturen is dus cruciaal voor de (toekomstige) levensvatbaarheid van de organisatie.
Door ondersteuning te bieden in het uitvoeren van administratieve taken houden projectmanagers meer tijd over voor andere aspecten. Hiermee neemt de werkdruk af en het werkplezier toe.
Met het implementeren van een PMO krijgt de organisatie de kans om een lerende organisatie te worden. In plaats van bij elk project het wiel opnieuw uit te vinden kunnen ervaringen uit het verleden gebruikt worden om in de toekomst betere resulaten te behalen.
- Voordelen
- Betere projectbeheersing
- Betere besluitvorming
- Minder werkdruk voor projectmanagers
- Continue verbetering