PROJECTMATIG WERKEN ALS STRUCTUUR VOOR SUCCESVOLLE UITKOMSTEN
Projectmatig werken naar een hoger niveau tillen met onze software!
De kern van projectmatig werken
Steeds meer organisaties zien het nut in van projectmatig werken. Om te begrijpen wat projectmatig werken is gaan we eerst naar de definitie van een project.
Een project is een, in de tijd en middelen begrensde, activiteit om iets te creëren. Het onderscheidt zich van een proces door het eenmalige karakter. Een project wordt meestal in samenwerking met verschillende mensen en organisaties uitgevoerd.
Organisaties die projectmatig werken brengen bepaalde activiteiten onder in een project. Deze activiteiten komen los te staan van de dagelijkse operatie. Hierdoor verandert de manier van werken en de aansturing van de medewerkers. Ook verantwoordelijkheden worden anders ingericht.
De belangrijkste kenmerken van projectmatig werken
Om projectmatig werken in goede banen te leiden wordt er gewerkt met een 'Plan van Aanpak' waarin de belangrijkste zaken omschreven staan. Zaken zoals doelstellingen, beoogde resultaten, risico's, kansen en een planning komen hier in terug. Regelmatig wordt door gebruik van rapportages getoetst of alles nog volgens het plan loopt. Indien noodzakelijk kan de stuurgroep of opdrachtgever bijsturen.
- Kenmerken projectmatig werken
- Werken met een Plan van Aanpak
- Draagt bij aan de organisatiedoelstellingen
- Projecten kunnen van strategisch belang zijn
- Gebruik van projectmanagement methodes
- Multidisciplinaire samenstelling van teams<
Projectmatig werken met Prinzi
Prinzi is het perfecte hulpmiddel voor organisaties die projectmatig (willen) werken. Ervaar de eenvoud!
De administratie bestaat uit logboeken, fasering, budgetbeheer en tijdbeheer.
In de planning worden activiteiten gepland en de onderlinge afhankelijkheden bepaald.
Met een klik worden rapportages gegenereerd waarmee betrokkenen op de hoogte blijven.
Een plan van aanpak als basis voor projectmatig werken
Voordat een project van start gaat is het raadzaam een plan van aanpak op te stellen. In het plan van aanpak worden alle belangrijke zaken met betrekking tot het project vastgelegd:
Doelstellingen
Hierin worden de beoogde doelen van het project beschreven. Deze doelen zijn vaak gekoppeld aan bepaalde bedrijfsdoelstellingen. Voorbeelden van doelstellingen zijn:
- Efficiënter maken van een productieproces
- Bezuinigen op personeelskosten
- Verbeteren van de kwaliteit
Het is belangrijk dat de doelstellingen goed worden omschreven. Maak ze dus zo concreet en meetbaar mogelijk!
Resultaten
De resultaten geven de tastbare zaken weer die opgeleverd worden. Het opleveren hiervan is voorwaardelijk om de omschreven doelstellingen te halen. Een resultaat hoeft niet altijd een fysiek product te zijn. Denk bijvoorbeeld aan het opleidingen van medewerkers.
Projectresultaten worden SMART opgeschreven. Dat betekent: Specifiek, Meetbaar, Aantoonbaar, Realistisch & Tijdsgebonden. Dit kan in een product breakdown structure. Op deze manier kan er goed ingeschat worden welke middelen er nodig zijn om het project op te leveren.
Risico's en kansen
Welke mogelijke gebeurtenissen in de toekomst kunnen invloed hebben op het project? Benoem ze als risico en denk alvast na over:
- De kans dat de gebeurtenis optreedt
- De impact van de gebeurtenis
- Maatregelen die het risico's beperken
- Maatregelen die de kansen maximaliseren
Leg deze risico’s en kansen vast. Gedurende het project wordt deze informatie geregeld bijgewerkt.
Planning
In de projectplanning worden de verschillende resultaten en onderliggende activiteiten vastgelegd in een tijdschema. Niet alleen projectactiviteiten worden opgenomen in de planning. Andere relevante zaken worden er ook in opgenomen. Denk aan:
- Tijd voor besluitvorming
- Doorlopen van bepaalde procedures
- Interne & externe afhankelijkheden
- Mijlpalen
- Beslismomenten
Business case
Wat zijn de verwachte baten op korte & lange termijn van het project? De business case kopelt het project aan de (verwachtte) resultaten van de organisatie. Op deze manier wordt gekeken of het project levensvatbaar is. De business case wordt gedurende het project ook regelmatig bijgesteld.
Overige zaken
Afhankelijk van het project kan er worden gekozen om het plan van aanpak verder uit te breiden. Onderdelen die ook vaak een plek hebben zijn: projectorganisatie, kwaliteitsplan en het communicatieplan.
FAQ
Veel gestelde vragen
Neem contact met ons op als jouw vraag er niet tussen staat!
Wat zijn de voordelen van projectmatig werken?
Projectmatig werken is bekend geworden vanuit met name de bouw en automatisering. Tegenwoordig kent elke organisatie wel een vorm van projectmatig werken. Met name bij steeds gemeenten, zorginstellingen en onderwijsinstellingen is projectmatig werken in opkomst. Ze zien het als een manier om doelen te halen en resultaatgericht te werken. Deze ontwikkeling wordt veroorzaakt doordat projectmatig werken veel voordelen kan bieden.
- Voordelen projectmatig werken
- Veranderingen sneller doorvoeren
- Betere interne & externe samenwerking
- Flexibelere organisatie
- Gericht op resultaten
- Draagt bij aan strategische doelstellingen